Управление пространством: карта (схема) офиса, бронирование, рассадка

«Управление офисом: карта, бронирование, рассадка» для Битрикс24: готовый инструмент для гибкого управления пространством и оптимизации загрузки офиса

Бронирование, рассадка, навигация и контроль загрузки в едином интерфейсе. Превратите схему офиса в рабочий инструмент: сотрудники сами бронируют, администраторы контролируют и оптимизируют использование площадей.

Что входит в стоимость

Приобретая решение, вы получаете:

• Основной модуль с полным доступом к административной панели
  
• Годовую поддержку — регулярные обновления системы
  
• Работу наших специалистов по внедрению:
  - Проконсультируем
  - Произведём первичную настройку системы
  - Разработаем SVG-схемы ваших этажей (не более трех)
  - Разметим рабочие места и интерактивные элементы (переговорки, парковки, точки интереса) на схемах этажей (не более трехсот элементов)
  
• Обучение персонала:
  - до 8 часов индивидуальных консультаций по администрированию
  
• Документацию:
  - Индивидуальное руководство по администрированию с учётом особенностей вашего портала
  

1. Кастомизацию решения под специфические требования вашего бизнеса по отдельному техническому заданию
   
2. Аутсорсинг администрирования цифрового пространства — берём на себя полное управление офисными пространствами
   
3. Доработку функционала под уникальные задачи компании с оформлением отдельного договора
   

Проблема, которую решает модуль

Что происходит без такого инструмента:

• Сотрудники тратят время на поиск свободных переговорок и согласование мест.
  
• Администраторы вручную ведут списки закреплений, часто сталкиваются с дублями и конфликтами.
  
• Нет прозрачной картины загрузки офиса: сложно понять, сколько реально нужно рабочих мест и насколько эффективно используется площадь.
  
• Коммуникация по размещению идёт в чатах и почте — данные теряются, возникают ошибки.
  

Результат: лишние затраты на аренду/содержание площадей, снижение продуктивности, постоянные вопросы «где мне сесть?» и «кто сейчас в переговорке?».

Что получает компания: бизнес‑эффект

Экономия на площадях за счёт гибкого использования:

• Поддержка гибридных мест: на одном рабочем месте можно закрепить нескольких сотрудников — это снижает потребность в количестве мест при неполной загрузке офиса.
  
• Прозрачная загрузка: сразу видно, какие переговорки и рабочие места заняты, а какие простаивают.
  
• Возможность принимать управленческие решения: сокращать арендуемые площади, перераспределять зоны, планировать релокацию на основе реальных данных об использовании пространства.
  

Снижение нагрузки на HR и администраторов:

• Бронирование и пересадка сотрудников — в несколько кликов, без ручных таблиц и согласований в почте.
  
• Минимум ошибок: система не даст забронировать занятое место или закрепить двух человек на одно место.
  
• Быстрая навигация: сотрудники ориентируются по номерам и карте, не отвлекая коллег.
  

Гибкость под любую схему офиса — SVG как основа

Главное преимущество: модуль не требует перерисовки офиса или сложной адаптации под ваш план.

• Поддерживает любую схему в формате SVG. Вы можете использовать уже готовую изометрическую карту, поэтажный план или стилизованную схему — главное, чтобы это был SVG.
  
• Как это работает: в любом векторном редакторе вы накладываете на растровую подложку векторные объекты (зоны переговорок, рабочие места, точки интереса). Векторные зоны становятся интерактивными: по ним можно кликать, назначать цвета, менять статусы.
  
• Масштабируемость и чёткость. SVG не теряет качества при увеличении — сотрудники и администраторы видят детали даже на мобильных устройствах.
  

Персонализация под бренд. Можно загрузить собственные значки для точек интереса, задать фирменные цвета для типов помещений — карта сразу выглядит как часть корпоративного стиля.


Для сотрудников: бронировать и находить коллег — в пару кликов

Вкладка «План‑график» — единый календарь бронирований:

• Все типы объектов в одном окне: рабочие места (по дням), переговорки (по минутам), офисы.
  
• При наведении на слот всплывает подсказка: какой объект, кем и на какой период занят — без открытия карточек.
  
• Экономия времени: сотрудник сразу видит загрузку и выбирает свободный слот.
  

Бронирование прямо на карте:

• Выберите этаж в слайд‑меню → кликните на нужную зону на схеме → задайте период на тайм‑лайне во всплывающем окне.
  
• Тайм‑лайн позволяет визуально растянуть интервал бронирования — удобно и без ошибок.
  

Найти коллегу и связаться с ним:

• В карточке сотрудника в Битрикс24 появился блок «Привязки»: здесь собраны контакты и информация о закреплённом рабочем месте.
  
• Можно сразу перейти к отображению места на карте — не нужно искать по чатам или спрашивать у администратора.
  

Для администраторов: полный контроль и быстрое управление

Управление закреплениями и гибридными местами:

• Кнопка «Закрепить места» переводит карту в режим администрирования: при клике по месту появляется тултип с действиями «Прикрепить»/«Открепить».
  
• Поддерживается концепция гибридных мест: на одном месте можно закрепить сразу нескольких сотрудников.
  
• Система контролирует лимиты и не допускает конфликтов (не допускает одновременное занятие нескольких мест одним сотрудником и предупредит, если сотрудник ранее уже получил закреплённое место).
  

Рассадка через оргштатную структуру:

• Кнопка «Рассадить» открывает древовидную оргструктуру с сохранением иерархии.
  
• Администратор быстро находит нужного сотрудника по отделам и должностям и закрепляет его за рабочим местом.
  
• Поиск учитывает статусы (активен/уволен) — нельзя закрепить неактивного пользователя.
  

Гибкая настройка отображения:

• Для каждого типа объекта можно назначить свой цвет — это упрощает визуальную навигацию.
  
• Точки интереса любой иерархии и типа: от этажа до отдельного шкафа. Можно загружать собственные значки.
  

Режим «Нумерация» — однозначная идентификация мест

Зачем это нужно:

• На карте отображаются номера всех рабочих мест — это даёт чёткую привязку «номер — позиция на плане».
  
• Упрощается коммуникация: вместо «стол у окна в левом крыле» говорят «место А‑12».
  
• Снижается количество обращений в поддержку и HR с вопросами «где моё место?».
  

Как это выглядит:

• Достаточно включить режим «Нумерация», и все номера сразу видны на карте.
  
• Номера соответствуют реальным идентификаторам мест — никаких расхождений между схемой и реальностью.
  

Примеры реальных сценариев использования

Сценарий 1: сотрудник пришёл в офис и хочет забронировать переговорку.

1. Выбирает «хочу забронировать Переговорку», на карте выбирает этаж и кликает на нужную переговорку.
   
2. Во всплывающем окне на тайм‑лайне растягивает интервал бронирования.
   
3. Бронирование подтверждено, слот сразу становится занят для других.
   

Сценарий 2: компания переходит на гибридный формат и хочет сократить количество закреплённых мест.

1. Администратор включает режим «Закрепить места», видит текущую картину закреплений.
   
2. Через кнопку «Рассадить» находит сотрудников по оргструктуре и назначает нескольких сотрудников на одно рабочее место, такие места сразу же получают специальный значок.
   
3. На одном месте закрепляют 2–3 сотрудников с разными графиками — офис используется эффективнее.
   

Сценарий 3: новый сотрудник или гость хочет найти коллегу.

1. Заходит в карточку сотрудника в Битрикс24.
   
2. В блоке «Привязки» видит закреплённое место и может перейти к нему на карте.
   
3. Быстро находит нужное место по номеру и схеме.